Conditions générales

1. Objet du contrat
L'objet du contrat est la fourniture de:
Salles de conférence, de banquets et de réunion et chambres d'hôtel, ainsi qu'autres services nécessaires à la mises en oeuvre de l'événement concerné par Hostellerie am Schwarzsee.
 

2. Obligations de l'organisateur
2.1. Utilisation des locaux
L'organisateur est tenu de communiquer tous les détails nécessaires à Hostellerie am Schwarzsee au moins 14 jours avant l'événement. L'organisateurs précisera le nombre définitif de participants au plus tard deux jours ouvrables avant l'événement. Si le nombre de participants à l'événement est inférieur à celui indiqué, les coûts facturés correspondront au nombre définitif de particpants déclarés. Si le nombdre de participants est supérieur au nombre définitif déclaré, les coûts facturés correspondront au nombre réel de participants. En cas de modification du nombre de participants initiaux, Hostellerie am Schwarzsee aura le droit de modifier les locaux proposés. Les frais de tiers supplémentaires occasionnés en conséquence seront à la charge de l'organisateur.
 

2.1.1 Modifications affectant la configuration
La configuration souhaitée et confirmée est réputée défintive. Si l'organisateur souhaite apporter des modifications à court terme qui nécessiteraient un investissement important en temps de la part d'Hostellerie am Schwarzsee pour la mise en oeuvre des modifications, un supplément sera facturé à l'organisateur.

2.1.2. Remboursement de frais
Si Hostellerie am Schwarzsee contracte des installations techniques ou d'autres services auprès de tiers pour l'organisateur, elle le fait pour le compte et aux frais de l'organisateur. L'organisateur s'engage à rembourser l'ensemble des frais et dépenses engagés par Hostellerie am Schwarzsee dans le cadre de la bonne exécution de la commande à libérer Hostellerie am Schwarzsee de toute responsabilité à cet égard. L'organisateur est tenu de veiller à ce que les installations techniques louées pour le compte de l'organisateur soient manipulées avec soin et retournées en bon état.
 

2.2. Début et fin de l'événement
Le début et la fin de l'événement seront précisés dans le contrat. Les modifications par rapport aux heures convenues requièrent le consentemen d'Hostellerie am Schwarzsee.
 

2.3. Réservations
Les dates réservées sont contraignantes pour les deux parties. Hostellerie am Schwarzsee a le droit de disposer des locaux réservés après l’expiration des dates de réservation.
 

2.4. Nourriture et boissons
La nourriture et les boissons sont en principe livrées par Hostellerie am Schwarzsee. À titre exceptionnel et avec l'accord d’Hostellerie am Schwarzsee, l'organisateur pourra confier la responsabilité de la restauration à un tiers, auquel cas des frais de service ou droits de bouchon seront facturés. L'organisateur remettra le menu définitif et la sélection des vins au plus tard 14 jours avant l'événement.
 

2.5. Publicité
Les annonces dans les journaux et autres publicités faisant référence à des événements à Hostellerie am Schwarzsee nécessitent un consentement préalable. Un « bon à tirer » doit être remis à Hostellerie am Schwarzsee si des photos, des logos Hostellerie am Schwarzsee et/ou autre matériel publicitaire doivent être utilisés.
 

2.6 Livraison
Aucun local de stockage n'est disponible pour le matériel d'exposition ou la technologie. Nous vous demandons de livrer votre matériel le plus tard possible avant l'événement et de le récupérer sous les 24 heures après la fin de l'événement. L'organisateur doit obtenir notre consentement formel pour le matériel livré à l'avance. Hostellerie am Schwarzsee décline toute responsabilité en cas de dommages et de vol.
 

2.7. Garantie
Le personnel technique remédiera immédiatement aux défaillances des installations techniques fournies par Hostellerie am Schwarzsee, de sorte que les défauts ne donnent pas lieu à une réduction du prix forfaitaire. S’il n’est pas possible de remédier à un défaut, le prix forfaitaire sera réduit du montant du loyer du matériel technique concerné.
 

3. Conditions de paiement et annulation
Le montant de la facture sera à payer sans aucune déduction sous les dix jours suivant la facturation. En cas de défaut de paiement, les intérêts de retard seront de 5 %. Hostellerie am Schwarzsee est en droit de demander à l'organisateur un acompte approprié au moment de la signature du contrat ou par accord. Hostellerie am Schwarzsee part du principe qu’une facture complète sera envoyé à l'organisateur. Si l'organisateur exige une forme spéciale de facturation ou une ventilation spécifique de la facture, il doit le faire savoir avant l'envoi de la facture. L'organisateur demeure dans un tel cas également responsable des factures impayées.
 

3.1. Acomptes
Nous nous réservons le droit d'exiger un paiement anticipé. Ceci est convenu en conséquence entre les deux parties. Un dépôt est requis au plus tard à la date spécifiée.

3.2 Obligation de paiement
Si le client n'est pas également l'organisateur, il est solidairement responsable avec l'organisateur du montant total de la facture. Cette responsabilité s'étend aux services supplémentaires contractés par les participants à l'événement, à moins qu’un paiement direct n'ait été expressément convenu.
 

3.3. Conditions de résiliation
En cas d'annulation de l'événement pour des raisons dont l'organisateur est responsable, ce dernier s'engage à rembourser les frais suivants :
 

(réservations jusqu'à 7 chambres - sans utilisation de salles de séminaire)
Jusqu'à 30 jours avant l'arrivée, l'annulation est gratuite. Un report du séjour est toujours possible dans un délai de 12 mois - tout montant déjà payé sera intégralement crédité.

Nous recommandons à nos clients de souscrire une assurance annulation

Hostellerie am Schwarzsee recevra une liste définitive des chambres cinq jours avant l'arrivée.
Cette politique s'applique lorsque vous annulez plus de 10 % des chambres initialement réservées plus de 48 heures avant l'arrivée. Pour les annulations plus tardives, 100 % des montants convenus par personne seront facturés.

Le calcul du chiffre d'affaires perdu est basé sur les prix minimums en vigueur au moment de la signature du contrat selon les derniers documents de l'hôtel.

3.4. Locataire de susbitution
Si un locataire de substitution peut être trouvé pour les chambres et salles susmentionnées, l'organisateur sera déchargé de l'obligation de payer l'indemnisation. Cela exclut les services déjà effectivement fournis par Hostellerie am Schwarzsee, dont l'organisateur restera responsable du paiement.
 

4. Surréservations
4.1. Surréservations par Hostellerie am Schwarzsee
Si, pour une quelconque raison, Hostellerie am Schwarzsee n'est pas en mesure de fournir les chambres réservées, elle s'engage à organiser un hébergement de qualité équivalente et à prendre en charge tous les frais de transport ou d'hébergement excédant le prix contractuel à cause de cette circonstance.
 

4.2. Surréservations par l'organisateur
En cas de surréservation par rapport à la réservation d’origine de l'organisateur, Hostellerie am Schwarzsee se réserve le droit de transférer les clients dans un hôtel similaire aux frais de l'organisateur.
 

5. Responsabilité en cas de dommages
L'organisateur est responsable de toute perte ou dommage causé par les participants à son événement. Il est interdit à l'organisateur d'accrocher quoi que ce soit avec du ruban adhésif, des broches ou autre sans le consentement d’Hostellerie am Schwarzsee. Aucun matériel de décoration supplémentaire ne peut être utilisé sans le consentement formel d’Hostellerie am Schwarzsee. Il appartient à l'organisateur de s'assurer que le matériel de décoration qu'il utilise avec l'accord d’Hostellerie am Schwarzsee respecte les règles de sécurité du service incendie. Le matériel de décoration apporté par l'organisateur doit être retiré à la fin de l'événement. Le matériel non récupéré sera éliminé aux frais de l'organisateur. Nous facturons 60,00 CHF par mètre cube pour l'élimination du matériel de conférence tels que documents, boîtes, etc. Hostellerie am Schwarzsee décline toute responsabilité en cas de vol et de dommages aux vêtements ou à tout autre élément apporté par les participants à l'événement. Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte ou de dommage aux éléments apportés par l'organisateur.
 

6. Exclusions de responsabilité
Nous déclinons toute responsabilité en cas d'accident dans les locaux. L'assurance relève de la responsabilité des participants à des visites organisées pour eux à leurs propres risques.
 

7. Annulation par Hostellerie am Schwarzsee
En cas de force majeure, à la suite de mesures administratives ou en cas de non-paiement de l'acompte convenu contractuellement (Section 3.1), Hostellerie am Schwarzsee sera en droit de résilier le contrat sans être redevable de dédommagements. Si Hostellerie am Schwarzsee a des raisons de croire que l’événement menace de compromettre le bon fonctionnement de son entreprise ou la sécurité ou la réputation de l'hôtel, nous nous réservons le droit de résilier le contrat sans être redevables de dédommagements.+
 

8. Droit applicable et juridiction compétente
Le présent contrat est régi par le droit suisse. Les parties conviennent expressément que le tribunal de Tavel sera le seul tribunal compétent.